אחת ההוצאות המרכזיות של מרבית המשרדים במדינת ישראל היא עבור רכישה של ציוד משרדי. יתירה מזאת, בבדיקות שנערכו נמצא שלעתים מושקעים בניהול וההזמנות של הציוד השוטף עשרות שעות עבודה מדי חודש אך למרבה ההפתעה, במקרים רבים יש המון מקום לשיפור מבחינת ניהול המלאי והוזלת העלויות.
לפניכם 6 כללי ברזל שכל מי שאחראי על ניהול הציוד במשרד חייב להכיר וליישם כבר עכשיו.
מדוע חשוב לנהל באופן יעיל את רכישת הציוד המשרדי?
לעתים קרובות אנו כל כך שקועים בעבודה עד כדי כך שאנו שוכחים שישנן פעולות תומכות שאולי אינן קשורות באופן ישיר עם המהות של העסק שלנו אך למרות זאת יש להן חלק משמעותי באיכות סביבת העבודה ובניהול הכספי השוטף.
דוגמה נהדרת לסוג המקרים הללו היא ההתנהלות בכל הקשור לרכישת ציוד משרדי שהינו בעל השפעה מרחיקת לכת בשני היבטים. האחד הוא הנוחות והיעילות של כל עובד והשני הוא הפחתה של ההוצאה הכספית ומניעת בזבוזים (ובדרך כלל יש הרבה).
ההשפעה על יעילות העבודה במשרד
מכירים את המקרים שאתם מחפשים את המהדק או המחורר ולא מוצאים? כמה פעמים קרה לכם שנתקעתם בלי דפים למדפסת? או בלי קלסר משרדי בגודל המתאים?
אם אתם עובדים במשרד ממוצע, סביר להניח שנתקלתם במקרים כאלה או דומים להם מספר פעמים ואם לא תשכילו לבצע שינויים, כנראה שתמשיכו להיתקל בהם…
מדובר במקרים שיכולים להיות מתסכלים, לבזבז זמן ובעיקר לפגוע בתפוקה ובנוחות שלכם.
בנוסף, לפעמים אנו שוכחים כמה חשוב לבדוק ולרכוש מוצרים איכותיים ושבחירה במוצרים באיכות נמוכה או שלא מתאימים לעובד מבחינה ארגונומית יכולים להשפיע על הנוחות ואפילו על היצירתיות.
כמה כסף זה עולה?
עוד אפקט של ניהול לא יעיל בכל הנוגע לציוד משרדי הוא התקציב הכספי שמושקע בכך מבלי קשר לתמורה ושלעתים קרובות יכול היה להיות הרבה יותר נמוכה.
אם אתם פרילנסרים הגיוני שאתם יותר ביקורתיים כלפי ההוצאות הכספיות לעומת משרדים גדולים שבהם התקציב עבור ציוד למשרד כמעט שאינו יוצא מהכיס של אף אחד ולעתים אין את העין המבקרת ואת הדמות שתשאל את השאלות שיחשפו ניהול לקוי ובזבוז של כסף שלא לצורך.
לאור זאת ברור מדוע ניהול הציוד המשרדי צריך להיות שקוף ויעיל כך שיהיה נגיש אך מבלי לבזבז כסף שלא לצורך.
כללים להזמנת ציוד משרדי לעסקים
הזמנת ציוד באינטרנט
רתמו את ההתקדמות הטכנולוגית לצורך שלכם ותוכלו לחסוך כסף וזמן ואפילו לעבוד באופן יותר מסודר עם שירותי הזמנת ציוד משרדי באינטרנט אתם יכולים לנהל את ההזמנות באופן חכם יותר, לשמור על רשימת ציוד, לצפות בהיסטוריית הזמנות, להוזיל עלויות וכל זה בלי לקום מהכיסא ובלי להתקשר לאף אחד.
מינוי אחראי
אחד הגורמים לניהול מלאי לא תקין של ציוד משרדי הוא היעדר אחראי. במקרים רבים יש הרבה אחראים או שהתפקיד מוטל על מי שאינו קשור לכך באופן ישיר או שלא מוקצה לו מספיק זמן כדי לעשות את זה כמו שצריך.
לאור זאת הצעד הראשון בשינוי יהיה למנות עובד מתאים שיהיה אחראי על כל ההזמנות וההתנהלות מול הספק ולהקצות לו זמן מוגדר לשם כך.
יש לבחור בעובד עם קשר ישיר לעניין ולא להפיל את התפקיד על העובד הכי חדש שיתקשה לעשות את זה באופן יעיל. זכרו שמדובר בתפקיד חשוב גם אם אין קופצים על המציאה.
ניהול רשימת מלאי
הפעולה הראשונה שצריך להתחיל בה היא הכנת רשימת מעקב של כל הציוד שנצרך במשרד. אם אתם עובדים במשרד ממוצע תתפלאו לגלות שבסביבות 70% מההוצאות משולמות עבור 30% מהציוד.
הכנת רשימה מסודרת תאפשר לכם לבצע את הצעדים הבאים שנפרט באופן יעיל. ניתן להתחיל ולהרכיב רשימה מקיפה באמצעות בדיקת הרכישות בשנה האחרונה תוך היעזרות ברשימת ציוד משרדי מומלצת.
מעקב ניהולי שוטף
זוכרים שהגדרנו עובד אחראי לניהול ההוצאות והמלאי של הציוד המשרדי? כעת יש צורך למנות גם מנהל אחראי שיפקח ויעקוב אחר ההוצאות וההתנהלות וכן יסייע לעובד במקרה הצורך כדי לקבל החלטות ולהתמודד עם אתגרים שסביר להניח שיצוצו.
השוואת מספר ספקים
לאחר שהכנו תשתית ראויה להתנהלות נכונה, הגיע הזמן לבדוק מה המחירים המקובלים וכיצד ניתן להפחית בעלויות באמצעות משא ומתן והשוואת מחירים.
מומלץ לקבל מספר הצעות מחיר מספקים מומלצים תוך התייחסות מיוחדת ל-30% מהציוד הכי נצרך וכמובן לתת את הדעת לעלויות המשלוח אם הן קיימות.
איסוף משוב מהעובדים
זכרו שבסופו של דבר הציוד צריך לשמש את העובדים ולכן חשוב לשמור על מעורבות שלהם הן מבחינת סוג הציוד המבוקש והן מבחינת הטיב שלו.
הבאת דוגמאות ושיתוף בלבטים במה לבחור כמו גם חשיפה של ההוצאות והבזבוז אם קיים, יעזור לכם לרתום את כולם למשימה ולהביא לשיתוף פעולה ולתוצאות הרבה יותר טובות.
הזמנות מרוכזות
העובד האחראי יבצע סקירה יומית או שבועית של מלאי הציוד ויערך בהתאם לחוסרים צפויים. חשוב לבצע הזמנות מרוכזות בתאריכים קבועים. באופן הזה האספקה תהיה שוטפת ולא תבזבזו כסף על משלוח של פריטים בודדים בהזמנות דחופות.
לבסוף זכרו שאתם צריכים לנהל את ההוצאות והמלאי של הציוד המשרדי ולא להיות מנוהלים על ידו.
אם תעשו זאת כהלכה, לא תתקעו עוד לעולם בלי דפים למדפסת, קלסר בגודל המתאים או עטים, תזכו לסביבת עבודה הרבה יותר מסודרת ונוחה עבור העובדים ואפילו תוכלו לקצץ בעלויות באופן ניכר.
